Офис без кабинетов раньше казался немыслимым. Коридорно-кабинетная система была основой всего. Однако закрытые планировки и «хождения по кабинетам» постепенно уходят в прошлое, уступая место новым веяниям. Одним из ведущих трендов при строительстве новых офисов в Беларуси и в мире становится концепция openspace. Что же это такое – кратковременная мода или удобное решение, которое медленно, но верно превращается в классику?
офис салона «TINA VLATI» / автор проекта: Кратович Александр
Освоение «космоса»
Прародителями концепции openspace считаются английский социолог, философ и юрист Иеремия Бентам и российский князь Григорий Потемкин. В конце XVIII века Иеремия Бентам разработал проект идеальной тюрьмы – паноптикум, то есть, «пространство, в котором видно все». По идее Бентама, тюрьма должна была представлять собой цилиндрическое строение со стеклянными внутренними перегородками. Архитектура здания позволяла значительно экономить на персонале пенитенциарного заведения: для наблюдения за всеми заключенными было достаточно одного надзирателя. При этом он находился в центре строения, но узники его видеть не могли, что создавало у них иллюзию непрерывного контроля и сильно дисциплинировало.
Брат Иеремии Бентама инженер-механик Сэмюэль Бентам жил в России и служил князю Потемкину. Именно в его имении и была реализована схожая по замыслу планировка двора, при которой управляющий мог одновременно видеть все имевшиеся хозяйственные постройки и таким образом контролировать работников и предотвращать хищения.
В 50-х годах ХХ века аналогичная концепция была применена для других целей: немецкие архитекторы Эберхард и Вольфганг Шнелле отказались от идеи деления пространства на кабинеты и создали новую модель офисного пространства, которую назвали «Бюроландшафт». Главной идеей этого проекта было повышение эффективности коммуникаций и ускорения документооборота в коллективе. Пространство разделялось на различные рабочие зоны не стенами и дверями, а предметами интерьера: мебелью и растениями. Поначалу эта идея считалась слишком радикальной, однако постепенно приобретала все большую популярность.
Современные офисы openspace удивительным образом сочетают в себе эти изначальные и принципиально противоположные цели. С одной стороны, Open Space является воплощением демократии и свободного общения между сотрудниками всех рангов, а с другой – мощным инструментом контроля.
офис компании «Белзарубежстрой» / автор проекта: NK Studio interior design
Плюсы и минусы «открытого пространства»
Плюс: Экономичность
Систему openspace владельцы компаний часто выбирают из-за ее экономичности. Отказ от стен и дверей позволяет сэкономить на арендной плате, коммунальных услугах и ремонте. Во-первых, стоимость квадратного метра в арендуемом офисе зависит от общей его площади, и чем больше само помещение, тем дешевле будет цена за метр. При этом концепция открытого пространства позволяет разместить на арендованной площади гораздо больше рабочих мест, чем в офисе аналогичного метража, поделенного на кабинеты и коридоры. По примерным подсчетам специалистов, openspace прибавляет до 30% эффективности использования рабочего пространства. Также она помогает уменьшить расходы на общее освещение офиса (большие потолочные светильники освещают несколько рабочих мест одновременно) и кондиционирование воздуха в нем, а ремонт стационарных или мобильных перегородок обходится гораздо дешевле, чем обновление декоративной отделки многочисленных стен. Кроме того, сотрудники, постоянно находящиеся в поле зрения как руководства, так и коллег, более дисциплинированы и гораздо меньше используют служебные телефоны и доступ в интернет в личных целях.
Плюс: Коммуникация
Однозначный плюс офиса openspace – это легкость коммуникаций, как психологическая, так и физическая. Обстановка, где все сидят в равных условиях в одном помещении, очень способствует демократизации атмосферы и устраняет многие коммуникативные барьеры. В организации значительно ускоряется передача информации и документооборот. Исчезают пустые траты времени на хождения по коридорам, ожидания у закрытых дверей кабинетов, затягивания подписания документации, боязнь быть вызванным «на ковер» к начальству, страх постучаться в «важный» кабинет и даже вражда между отделами. openspace позволяет сотрудникам регулярно повышать квалификацию и расширять кругозор благодаря постоянной вовлеченности в различные производственные процессы, а также дает возможность перенять эффективные приемы работы от коллег и ускоряет обучение и адаптацию новичков в коллективе.
Помещение в формате openspace позволяет сразу видеть, занят ли нужный человек, и обращаться к людям в удобные моменты, а также оперативно решать мелкие рабочие проблемы, требующие присутствия сразу нескольких специалистов. При сравнении рабочего процесса в офисах закрытой (кабинетной) системы и openspace в рамках исследования, проведенного российской группой компаний Nayada, оказалось, что «открытое пространство» в полтора раза увеличивает время неформального общения коллег и во столько же сокращает время официальных совещаний, что существенно увеличивает общую продуктивность работы.
офис компании «Белзарубежстрой» / автор проекта: NK Studio interior design
Плюс и минус: Контроль
Непрерывный контроль сотрудников является как плюсом, так и минусом системы openspace. Весь коллектив находится «как на ладони» – и начальство, и коллеги прекрасно видят, чем занимается каждый из сотрудников, и какие страницы открыты на каждом мониторе. Поэтому теоретически производительность труда должна быть стабильно высокой: люди все время занимаются исключительно рабочими вопросами. Кроме того, начальство видит, а значит, может отметить и поощрить тех, кто наиболее увлечен работой.
Однако на практике постоянное ощущение наблюдения в совокупности с необходимостью постоянного самоконтроля сильно напрягают людей. Как следствие, могут возникнуть быстрая утомляемость, раздражительность, стрессы, ощущение перенапряжения и дискомфорта, расти количество ошибок и возникать конфликты с коллегами. Нередко сотрудники якобы в шутку называют свой офис openspace аквариумом (намекая, что чувствуют себя рыбками за стеклом), а также террариумом и даже серпентарием в случаях тяжелой психологической атмосферы.
Минус: Большое скопление людей
Обычно специфика работы компаний, для которых удобен офис openspace, предполагает работу большого количества компьютеров и офисной техники, а также необходимость постоянных телефонных звонков и личных переговоров. Поэтому одним из самых главных недостатков такого помещения является, как правило, постоянный монотонный фоновый шум: стук клавиатуры, гул компьютеров, звуки принтеров и копиров, звонки телефонов, постоянные разговоры и хождения коллег и посетителей мимо рабочего места. Все это мешает многим сотрудникам сосредоточиться и сконцентрироваться на своей работе.
В августе 2014 года исследовательский центр «HeadHunter Беларусь» опубликовал результаты опроса 1 196 работающих белорусов, которые оценивали степень комфорта своего рабочего места. Каждый седьмой респондент заявил о дискомфорте, испытываемом во время работы. И если лидирующей причиной недовольства была несоответствующая их пожеланиям температура в офисе, то второе место в этом рейтинге занял постоянный шум, характерный для офисов Open Space. Кстати, конфликты по поводу температуры тоже часто случаются именно в таких коллективах: среди большого количества сотрудников в Open Space всегда найдутся те, кому слишком холодно или слишком жарко при любых значениях градусника и настройках кондиционеров. Большой проблемой являются и запахи – парфюмерные, физиологические и пищевые. Они легко распространяются в открытом пространстве и доставляют много неудобств коллегам, не разделяющим индивидуальных вкусов источника запаха.
Еще одно исследование, проведенное по заказу Scandinavian Journal of Work, Environment and Health, показало, что сотрудники офисов openspace на 62% чаще болеют и уходят на больничные. Эксперты связывают это с легкостью распространения вирусов и бактерий в условиях открытого пространства с большим скоплением людей, которые, к тому же, долго в нем находятся.
Если добавить к этому отсутствие личного пространства и возможности расслабиться, а также постоянные стрессы, ощущение наблюдения, фоновый шум, межличностные конфликты из-за переизбытка времени, проведенного рядом, и другие вышеперечисленные минусы, то неудивительно, что регулярно появляются и результаты исследований, зафиксировавших снижение производительности труда на 5-15% в офисах openspace по сравнению с аналогичными коллективами, работающими в условиях коридорно-кабинетной системы.
офис салона «TINA VLATI» / автор проекта: Кратович Александр
Пространство для компромиссов
Плюсы офисов openspace примерно уравновешивают минусы. Кроме того, финансовые преимущества владельцев компании обычно берут верх над дискомфортом рядовых сотрудников. Поэтому офисная концепция openspace еще долго будет популярной. Однако люди и компании, стремящиеся к компромиссам и человечности, находят взаимовыгодные решения как в области организации рабочего процесса и межличностных коммуникаций, так и в сфере архитектурных решений.
Жесткие и агрессивные требования, исключающие личное пространство и предпочтения работника, считаются более характерными для США, особенно для огромных корпораций. А вот европейские концепции openspace обычно более гибкие и мягкие. Часто при проектировании бизнес-центров и других офисных помещений дизайнеры сочетают общий зал с отдельными кабинетами и обособленными рабочими зонами. Специалисты по эргономике, управлению, психологии советуют обеспечить комфортные условия работы для отделов, где людям требуются тишина и сосредоточенность (например, для бухгалтерий), а также предусмотреть отдельные звукоизолированные зоны для переговоров и отдельные комнаты для кратковременного отдыха. Регулярно распространяются рекомендации для руководителей и рядовых сотрудников openspace, касающиеся офисного этикета и особенностей человеческой психологии. Все это делает более комфортной работу в офисах, построенных по принципу openspace, и потому постоянно растет количество людей, считающих этот принцип организации пространства не только модным и современным, но и действительно важным для эффективной работы.